Los paradigmas han cambiado, desde hace un tiempo, todas las empresas se han visto obligadas a evaluar la manera de operar eficientemente. Afortunadamente, muchas han podido volcar algunas de sus áreas al teletrabajo (o trabajo desde casa), gracias a que las tecnologías actuales lo permiten: Almacenamiento en la nube, entornos remotos y seguimiento en tiempo real.
En este artículo mencionaremos 3 tipos de herramientas que son fundamentales para un trabajo a distancia eficiente.
1. Plataformas de comunicación
“El trabajo es un deporte en equipos” Con excepción de empresas unipersonales, los proyectos siempre van a pasar por varias personas que deben verse involucradas en las distintas partes de ellos: Supervisores, comerciales, planificadores, costos, desarrolladores, implementadores, servicio técnico, facturación etc. y es necesario hacer la comunicación y colaboración entre todos lo más inmediata posible. Para conseguirlo se necesitará una (o más) herramientas robustas que permitan la conectividad entre dos o más personas, que tenga tablones donde puedan interactuar los miembros de cada equipo y obtener retroalimentación en tiempo real.
Nuestros dos recomendados son Slack (www.slack.com) y Zoom (www.zoom.us). La primera ofrece entornos divididos en proyectos o equipos, donde se puede chatear en línea, subir archivos, y compartir toda clase de contenido en tiempo real, mientras transcurre el día, bots para mantener motivado al equipo e integraciones útiles para diferentes empresas. La segunda es la plataforma de conferencias y reuniones más confiable que hemos encontrado en los últimos años, venciendo en reseñas de usuarios a Google Meet y a Skype.
2. Medición de objetivos y productividad
“Lo que no se mide, no se puede mejorar” - Lord Kelvin.
Hablemos francamente: La mayor preocupación de los líderes de trabajo, con respecto al teletrabajo (trabajo desde casa), es la dedicación y productividad de los colaboradores. Un líder ejemplar debe hacerse preguntas como ¿Utilizarán el 100% de las horas laborales? ¿Estarán dando prioridad a la tarea correcta? ¿Puedo ejercer el control que facilita los flujos de trabajo como sucede en la oficina?
Para esto necesitamos herramientas que nos permitan hacer seguimiento y al mismo tiempo no invadir la privacidad, donde, con programas visibles instalados en los computadores, le podamos otorgar a cada colaborador una serie de tareas a realizar dentro de un proyecto y ver las horas invertidas en ellas. Estos programas son configurados para medir el tiempo que consume cada colaborador, tiempo que a su vez se discrimina en que software o páginas web fue utilizado y es clasificado entre “herramientas productivas” y “aplicaciones de ocio”. De esta manera se puede hacer un seguimiento al trabajo de cada uno y tener la información del avance de cada proyecto.
Nuestro gran recomendado es la aplicación Zinz (www.zinzpro.com) de Proalnet, que además de brindar la información previamente mencionada, permite ver qué programas no se están utilizando y que posiblemente se esté pagando licencia por ellos. Puede descargar un demo de la aplicación aquí (DESCARGA).
3. Acceso remoto y almacenamiento en la nube
“Not all cloud services are created equal” - IGN.
El acceso remoto permite a un usuario conectarse desde su computador y controlar otro en una ubicación diferente, ya sea en la misma red local o por internet. Las principales razones para hacerlo son: Soporte técnico o de IT, ayudar un compañero de trabajo en alguna tarea específica, utilizar un computador con los archivos necesarios o con mayores capacidades (el remoto) que el disponible (el local) y la colaboración entre miembros de un mismo equipo (mostrar un procedimiento, por ejemplo). Por otro lado, es muy útil contar con espacio de almacenamiento en la nube para poder acceder a bases de datos, archivos o drivers desde cualquier lugar.
Afortunadamente hay opciones muy seguras para suplir estas dos necesidades, y que no tienen costo, nuestras recomendadas son: AnyDesck (www.anydesk.com), para acceso remoto, ya que no necesita instalación, permite la transferencia de archivos y el reinicio de equipos sin perder la conexión. Para almacenamiento en la nube, Google Drive es nuestro recomendado (drive.google.com), que no sólo sirve para compartir archivos, sino también para trabajar varios colaboradores en el mismo archivo, ya que cuenta con varios niveles de sincronización y seguridad.
La correcta utilización de estos 3 tipos de herramientas le traerá una ventaja significativa en cuanto a productividad en especial la medición del tiempo que le dará una ventaja competitiva. Varias tienen versiones de prueba o freemium que puede instalar fácilmente.
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