El mundo laboral lleva años planteándose la idea de hacer que los trabajadores hagan sus tareas desde casa. Por un lado, esto eliminaría los tiempos de desplazamiento, dejando más tiempo libre y motivando a los trabajadores, además de reducir los costos de tener personas en las oficinas.
Lamentablemente, muchos trabajadores se encontraron con una cantidad importante de distracciones: Hijos, padres, mascotas, la tentación de tomarse breaks cuando no se debería y, el más importante de todos, Internet.
En este artículo estudiaremos 3 claves que, además de ayudar a superar estos obstáculos y distracciones, servirán incluso para mejorar el rendimiento que ya se obtenía en la oficina.
1. Entender entre todos el tiempo productivo y el tiempo personal (y de ocio) Como lo mencionamos anteriormente, en casa hay más distracciones de las deseadas y muchas de ellas son inevitables. Si los integrantes de tu equipo tienen hijos o personas a cargo, van a tener que ocupar parte de su día en cuidar (y educar) de ellos. Por eso es importante llegar a acuerdos sobre los horarios de trabajo y crear cronogramas y metas de cumplimiento con estos en mente. En este punto recomendamos tener flexibilidad, pues nos encontramos en una situación que ha puesto al mundo de cabeza y es tu responsabilidad como líder mantener la motivación y la concentración.
Herramientas como Zinz, (www.zinzpro.com) , permiten monitorear el cumplimiento de estos horarios sin ser intrusivos en el desempeño de los colaboradores, registrando el tiempo trabajado en cada proyecto y clasificando los programas y aplicaciones utilizados dentro de ese tiempo como "Tiempo productivo" (si utilizó los software designados de la empresa) y "tiempo improductivo" (si utilizó redes sociales o juegos).
2. Sobre-enfatizar la "comunicación" y el "soporte"
Trabajar desde casa es difícil y hay que aceptar que algunos de nuestros trabajadores lo van a tener más duro en este tipo de ambientes (aislados, herramientas en la nube, sin supervisión).
Por eso es necesario fomentar la sobre-comunicación y el soporte constante. Lo primero se refiere a tener canales abiertos mediante los miembros del equipo puedan comunicarse entre ellos y con sus líderes en tiempo real, además de enfatizar que no hay pregunta o interacción mala. Incluso se ganará tiempo preguntándole algo simple a un compañero, en vez de gastar tiempo buscando por medios propios esa respuesta. Lo segundo se refiere tanto a soporte técnico, como a la comunicación con jefes y áreas por fuera del equipo directo (un desarrollador con alguien de mercadeo, por ejemplo).
3. Permitir a los colaboradores conocer sus propias métricas
Para este momento, todos deben ser conscientes la importancia del trabajo por metas y proyectos. Los equipos ya no están cumpliendo un horario en la oficina, están persiguiendo metas que tienen que alcanzarse para determinado momento.
El conocimiento de fechas límite y la subdivisión del trabajo en tareas, permite intuir el porcentaje del trabajo realizado y hacer estimados de cómo van las cosas. Pero esta intuición puede ser desacertada.
Lo ideal es guiarse por métricas lo más precisas posibles para una óptima gestión del tiempo laboral. Además, si el equipo puede consultar esta información, podrán tomarse medidas que eviten cuellos de botella, como redistribuir trabajo o re-enfocar a un colaborador que haya disminuido su rendimiento.
Idealmente debe trabajarse con plataformas que capten automáticamente estos datos y que cuenten con dashboard en los que los líderes y los mismos colaboradores pueden autoevaluar el desempeño de cada jornada y proyecto.
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